Menü Bezárás
A fontos dokumentumok szakszerű megőrzése

Többek között a pandémiának is köszönhetően, megnőtt azoknak a szolgáltatásoknak a száma, amelyek online is igény bevehetők.

A vállalkozások számára is több változást hozott ez az időszak, többek között azt is, hogy az adatkezeléssel kapcsolatos folyamatokban módosítások következtek be, valamint a digitális nyilvántartás és adattárolás fejlesztésére is megnőtt a kereslet.

A megtartandó iratokra vigyázni kell!

A cégek életében sokféle dokumentum keletkezik:

  • az üzleti évet összefoglaló beszámolók,
  • üzleti jelentések (valamint olyan iratok, amelyek ezeket támasztják alá),
  • leltár,
  • értékelés,
  • főkönyvi kivonat,
  • naplófőkönyv,
  • illetve a törvényi követelményeknek megfelelő nyilvántartás.

Minden vállalkozásnak meg kell ezeket őriznie (olvasható állapotban), egy annak megfelelő helyen, minimum 8 éven keresztül.

Vannak bizonyos számviteli bizonylatok, amelyeket szintén legalább 8 évig kell megőrizni a cégeknek.

Ezek az iratok a könyvviteli elszámolást támasztják alá közvetetten vagy közvetlenül, ezért megfelelő módon kell tárolni őket, hogy visszakereshető maradjon a könyvelési feljegyzéseknél fellelhető hivatkozásokkal.

Ugyanúgy 8 évig szükséges megőrizni az elrontott, sztornózott példányait is a szigorú számadású bizonylatoknak is (készpénzcsekk, nyugta, pénztárjelentés stb.).

Archiválási szabályok speciális esetekben

Bármikor előfordulhat, hogy változás következik be egy vállalkozás szervezetén belül, de ilyenkor is ügyelni kell a dokumentumok szabályos tárolására, megőrzésére tekintve, hogy az iratok archiválására vonatkozó kötelezettség továbbra is fennáll.

Váratlan esemény lehet például a cég megszűnése jogutód nélkül.

Digitálisan szükséges archiválni azokat a bizonylatokat, amelyek eleve digitális formában kerültek kiállításra.

A Számviteli törvény 169. § (6) bekezdése számol be erről részletesebben.

Itt tulajdonképpen arról van szó, hogy akkor lehet az archiválás elfogadható, ha az adatokat a cég rögtön képes előállítani, így biztosítva a leolvashatóság rendszerességét, és az utólagos változtatások lehetőségének kizárását.

A papírformától a digitalizált iratokig

Akkor lehet digitálisan archiválni a papíralapú iratokat, ha a cég teljesítette az ehhez köthető jogszabályok kritériumait; ilyenkor a vállalkozás bizonylat-megőrzési kötelezettségét (amelyet a számviteli törvény ír elő) kivitelezheti digitális másolat segítségével is.

Az elektronikus másolat alkalmazásakor – hasonlóan a papíralapú dokumentumok archiválásához – a vállalkozásnak meg kell felelnie néhány kritériumnak:

  • a bizonylat adataihoz azonnal hozzá lehessen férni,
  • az utólagos változtatások lehetősége legyen kizárva,
  • bármikor leolvashatók legyenek az adatok.

A 451/2016. (XII. 19.) Kormányrendelet III. fejezete alapján kell megfelelni az elektronikus másolatokra vonatkozó követelményeknek.

Ide sorolható a másolatokon kötelezően feltüntetett bélyegző (vagy esetenként elektronikus aláírás), valamint alkalmanként az elektronikus időbélyegző használata is.

Ezek mellett a vállalkozásnak azt is szükséges vállalnia, hogy elektronikus másolat készítése esetén kezelési eljárást hoz létre a cégen belül, ami leírja a másolás szabályait, illetve egy belső iratkezelési szabályzat összeállítása is a folyamat feladatai közé tartozik.

A cégalapításnál keletkezett iratokat is őrizze meg!

A cégalapításnál keletkezett iratokat is őrizze meg!

Az iratkezelési eljárások, szabályzatok sokszor tűnnek bonyolultnak és összetettnek, és valóban, több tényező is van, amire figyelni kell.

Maga a cégalapítás viszont egy egyszerű eljárás!

Vegye fel velünk a kapcsolatot, és tegye könnyebbé a vállalkozása elindításának első lépéseit!

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

TÁRCSÁZOM