Az energiaköltségek az elmúlt években sok vállalkozás működésében stratégiai kérdéssé váltak. Egy iroda, üzlethelyiség, műhely, raktár, vendéglátóhely vagy gyártóegység fenntartása ma már nemcsak bérleti díjból és munkabérből áll. Az áram- és gázszámla sokszor olyan tétel, amely csendben, de makacsul rágja a nyereséget.
Éppen ezért egyre több cég vizsgálja meg, hogy érdemes-e áram- vagy gázkereskedőt váltania. A döntés azonban nem pusztán arról szól, hogy ki ad alacsonyabb egységárat. A szerződés típusa, a lekötési idő, a felmondási szabályok, a fogyasztási profil, az indexálás, a fizetési feltételek és az esetleges extra díjak mind befolyásolhatják, hogy a váltás valóban megtakarítást hoz-e.
A kereskedőváltás tehát lehet jó üzleti döntés, de csak akkor, ha a vállalkozás nem vakon ugrik bele. Az energiapiac nem az a hely, ahol egy hangzatos ajánlat alapján érdemes szerződést aláírni. Itt a számok mögé kell nézni.
Miért lett ennyire fontos az energiabeszerzés?
Korábban sok kisebb vállalkozás az energiaköltséget egyszerű rezsitételként kezelte. Megjött a számla, kifizették, majd ment tovább az élet. A piaci árak változása, a szerződéses konstrukciók bonyolultsága és a vállalkozások költségérzékenysége azonban megváltoztatta ezt a szemléletet.
Ma már egy rosszul időzített vagy kedvezőtlen feltételű energiaszerződés komoly versenyhátrányt okozhat. Egy pékség, étterem, autószerviz, hűtött raktár, szépségszalon, nyomda vagy kisebb gyártóüzem esetében az energiafelhasználás közvetlenül beépül az árakba és az árrésbe.
Ha az áram vagy a gáz drágább a szükségesnél, akkor a vállalkozásnak vagy emelnie kell az árait, vagy kisebb nyereséggel kell működnie. Egyik sem kellemes döntés. Az energiabeszerzés ezért nem adminisztratív mellékügy, hanem költségstratégiai kérdés.
Nem csak az ár számít
A legnagyobb hiba, amit egy vállalkozás elkövethet, hogy kizárólag az egységár alapján választ kereskedőt. Természetesen fontos, hogy mennyibe kerül az áram vagy a gáz, de ez csak a történet egyik fele.
A szerződésben szerepelhetnek olyan feltételek, amelyek később jelentősen befolyásolják a tényleges költséget. Ilyen lehet például a fix vagy változó ár, a lekötött mennyiség, az eltérés elszámolása, a havi díjak, a számlázási mód, a fizetési határidő, a biztosítéki követelmény vagy a korai felmondás költsége.
Egy olcsónak tűnő ajánlat könnyen drágábbá válhat, ha a vállalkozás fogyasztása eltér a vállalttól, vagy ha a szerződés olyan kockázatot tartalmaz, amelyet elsőre nem vett észre. Az energiaszerződés nem plakát, hanem apró betűs térkép. Nem elég ránézni, olvasni is kell.
Mikor érdemes ajánlatot kérni?
Az ajánlatkérést nem érdemes az utolsó pillanatra hagyni. Ha a vállalkozás csak a jelenlegi szerződés lejárata előtt néhány nappal kezd érdeklődni, könnyen elveszítheti a mozgásterét.
A kereskedőknek idő kell az ajánlatadáshoz, a vállalkozásnak pedig idő kell az összehasonlításhoz. Ráadásul a meglévő szerződés felmondási határideje is meghatározó lehet. Ha ezt a cég elmulasztja, előfordulhat, hogy automatikusan hosszabbodik a szerződés, vagy kedvezőtlen feltételek mellett marad bent a jelenlegi konstrukcióban.
Ideális esetben a vállalkozás már hónapokkal a szerződés lejárata előtt elkezdi az előkészítést. Összegyűjti a fogyasztási adatokat, megnézi a jelenlegi szerződést, ellenőrzi a felmondási szabályokat, és több kereskedőtől is kér ajánlatot.
A fogyasztási adatok nélkül nincs jó döntés
Az energiakereskedő-váltás alapja a pontos fogyasztási adat. Ha a vállalkozás nem tudja, mennyi áramot vagy gázt használ, mikor használja, és milyen szezonális ingadozásai vannak, akkor nehéz jó ajánlatot kérni.
Más ajánlat lehet kedvező egy egyenletesen fogyasztó irodának, és más egy olyan vállalkozásnak, amelynél télen vagy nyáron ugrik meg a felhasználás. Egy vendéglátóhely, hűtött raktár vagy termelő vállalkozás fogyasztási profilja teljesen eltérhet egy adminisztratív irodáétól.
A vállalkozásnak ezért érdemes legalább az elmúlt 12 hónap számláit, fogyasztási adatait és szerződéses feltételeit összegyűjtenie. Ez nem izgalmas feladat, inkább papírszagú ásatás, de a jó ajánlat innen indul.
Fix ár vagy változó ár?
Az egyik legfontosabb kérdés, hogy a vállalkozás fix vagy változó áras szerződést választ-e. A fix ár kiszámíthatóságot adhat, hiszen a cég előre tudja, milyen egységárral számolhat a szerződéses időszakban.
A változó ár ezzel szemben követheti a piaci mozgásokat. Ez kedvező lehet, ha az árak csökkennek, de kockázatos, ha emelkednek. A vállalkozásnak ezért azt kell eldöntenie, hogy számára a kiszámíthatóság vagy a piaci lehetőség fontosabb.
Nincs minden cégre érvényes tökéletes válasz. Egy stabil költségtervezésre törekvő szolgáltató másképp dönthet, mint egy rugalmasabb működésű vállalkozás, amely elbírja az ármozgásokat. A lényeg, hogy a döntés tudatos legyen, ne csak az első ránézésre alacsonyabb ár varázsolja el a cégvezetőt.
A szerződéses időtartam is kockázat
Sok energiaszerződés határozott időre szól. Ez önmagában nem probléma, sőt kedvező ár esetén előnyös is lehet. A gond akkor kezdődik, ha a vállalkozás nem érti, mire vállal kötelezettséget.
Egy hosszabb szerződés biztonságot adhat, de be is zárhatja a céget egy később kedvezőtlenné váló konstrukcióba. Egy rövidebb szerződés rugalmasabb lehet, de gyakrabban kell újratárgyalni, és nagyobb piaci kitettséget jelenthet.
A vállalkozásnak ezért nemcsak azt kell néznie, mennyi az ár, hanem azt is, meddig kötődik hozzá. Az energiaárak világában a szerződéses időtartam olyan, mint a cipőfűző: ha túl laza, elesünk, ha túl szoros, nem tudunk lépni.
Figyelni kell az automatikus hosszabbításra
Sok cég kellemetlen meglepetése abból ered, hogy nem vette észre az automatikus hosszabbításra vonatkozó szabályokat. Egy szerződés lejárhat úgy, hogy ha a vállalkozás nem mondja fel időben, akkor újabb időszakra meghosszabbodik.
Ez különösen veszélyes akkor, ha a meghosszabbított időszak már nem az eredeti kedvező feltételekkel fut, vagy ha a cég közben jobb ajánlatot talált volna. A felmondási határidők ezért kulcsfontosságúak.
A vállalkozásoknak érdemes külön naptárban vezetniük az energiakereskedelmi szerződések lejárati és felmondási határidejét. Nem elég a szerződés mappában hagyni az iratot, mert a határidő nem kopogtat udvariasan. Egyszer csak ott áll az ajtóban, és már késő.
Több ajánlatot kell összehasonlítani
Egy ajánlat nem ajánlat. Ha a vállalkozás valóban jó döntést akar hozni, több kereskedőtől kell bekérnie feltételeket. Így látható, hogy a jelenlegi ajánlat piaci szinten kedvező-e, vagy csak annak tűnik.
Az összehasonlításnál azonban nem elég az egységárakat egymás mellé tenni. Ugyanazt kell vizsgálni: milyen időszakra szól az ár, milyen fogyasztási mennyiségre vonatkozik, vannak-e külön díjak, hogyan történik az elszámolás, milyen fizetési feltételek vannak, és milyen kötelezettségeket vállal a cég.
Aki csak az első sorban szereplő árat nézi, az olyan, mintha étlapon csak a leves árát olvasná el, de a teljes vacsorát fizetné ki. A végösszeg számít.
A kereskedőváltás adminisztratív folyamat is
A kereskedőváltás nem kizárólag üzleti döntés, hanem ügyintézési feladat is. Szükség lehet fogyasztási hely azonosítókra, mérőszámokra, korábbi számlákra, cégadatokra, meghatalmazásra, szerződéses dokumentumokra és határidők pontos követésére.
Ha ezek hiányoznak, a váltás elhúzódhat vagy hibásan indulhat. Ez különösen akkor kellemetlen, ha a régi szerződés már lejárna, az új pedig még nem áll készen.
A vállalkozásoknak ezért célszerű kijelölniük egy felelőst az energiabeszerzési ügyekre. Ez lehet a cégvezető, pénzügyi munkatárs, irodavezető vagy külső tanácsadó. A lényeg, hogy ne mindenki kicsit, hanem valaki ténylegesen foglalkozzon vele.
Telephelyeknél különösen fontos az áttekintés
Ha egy vállalkozás több telephelyen működik, az energiabeszerzés még összetettebbé válhat. Előfordulhat, hogy az egyik helyen más a fogyasztási szokás, más a mérő, más a szerződéses előzmény, és más a felmondási határidő.
Egy több telephelyes cégnek érdemes központilag áttekintenie az összes fogyasztási helyet. Hol milyen szerződés van? Mikor jár le? Ki kapja a számlát? Ki ellenőrzi? Van-e olyan telephely, ahol kiugróan magas a fogyasztás? Lehet-e közös ajánlatot kérni több fogyasztási helyre?
A széttöredezett energiabeszerzés könnyen rejtett költséggé válik. Ha minden telephely külön életet él, a cégvezető csak későn látja, hol szivárog el a pénz.
Nem biztos, hogy mindig a váltás a legjobb megoldás
Fontos látni, hogy nem minden esetben a kereskedőváltás hozza a legnagyobb megtakarítást. Előfordulhat, hogy a jelenlegi kereskedővel is lehet jobb feltételeket tárgyalni, vagy a fogyasztási szokások módosítása többet ér, mint maga a váltás.
Egy vállalkozás például csökkentheti a költségeit energiahatékonyabb berendezésekkel, időzített működéssel, világításkorszerűsítéssel, fűtési rendszer szabályozásával, hűtési veszteségek csökkentésével vagy a felesleges készenléti fogyasztás megszüntetésével.
A legjobb eredmény gyakran nem egyetlen döntésből jön, hanem több apró korrekcióból. Kedvezőbb szerződés, pontosabb fogyasztásfigyelés, jobb belső szabályok és energiahatékonyabb működés együtt már érezhető különbséget hozhat.
A számlákat rendszeresen ellenőrizni kell
Az energiaköltség csökkentése nem ér véget a szerződés aláírásával. A számlákat utána is rendszeresen ellenőrizni kell. A vállalkozásnak látnia kell, hogy a kiszámlázott díjak megfelelnek-e a szerződésnek, nem jelent-e meg váratlan tétel, és a fogyasztás nem tér-e el indokolatlanul a várttól.
Egy-egy hibás adat, rossz becslés, későn észrevett fogyasztásnövekedés vagy félreértett díjtétel hónapokon át vihet pénzt a cégből. A számlaellenőrzés nem látványos munka, de olyan, mint a zár ellenőrzése este: jobb rutinból megtenni, mint utólag bosszankodni.
Különösen fontos ez azoknál a vállalkozásoknál, ahol a fogyasztás szezonális. Ha a nyári hűtés, téli fűtés vagy termelési csúcs miatt megugrik a felhasználás, érdemes megvizsgálni, hogy ez üzletileg indokolt-e, vagy valamilyen műszaki, szervezési vagy szerződéses probléma áll mögötte.
Kinek éri meg különösen figyelni erre?
Az áram- és gázkereskedő-váltás lehetősége szinte minden vállalkozásnál felmerülhet, de vannak cégek, ahol különösen nagy jelentősége lehet.
Ide tartozhatnak például:
- vendéglátóhelyek,
- élelmiszerboltok,
- hűtött raktárak,
- panziók és szálláshelyek,
- autószervizek,
- szépségipari szolgáltatók,
- pékségek,
- kisebb gyártóüzemek,
- mosodák,
- irodaházat vagy nagyobb irodát fenntartó cégek,
- több telephelyes vállalkozások.
Ezeknél a cégeknél az energia nem háttérzaj, hanem aktív költségtényező. Ha sikerül jobb feltételeket kialakítani, az közvetlenül javíthatja a működés pénzügyi stabilitását.
Mit tegyen most a vállalkozás?
Első lépésként érdemes elővenni a jelenlegi áram- és gázszerződéseket. Mikor járnak le? Van-e automatikus hosszabbítás? Milyen felmondási határidő szerepel bennük? Fix vagy változó ár van? Milyen díjtételek jelennek meg a számlán?
Második lépésként össze kell gyűjteni az elmúlt 12 hónap fogyasztási adatait. Ez mutatja meg, milyen ajánlatokra van szükség, és milyen fogyasztási profil alapján lehet tárgyalni.
Harmadik lépésként több kereskedőtől érdemes ajánlatot kérni. Az ajánlatokat azonos szempontok szerint kell összehasonlítani, nem csak az egységár alapján.
Negyedik lépésként a vállalkozásnak célszerű átnéznie saját energiahasználatát is. Lehet, hogy nemcsak olcsóbban kell vásárolni az energiát, hanem kevesebbet is kellene elpazarolni belőle.